CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Tài khoản sử dụng

Câu hỏi 1: Tôi chưa có tài khoản để truy cập thì cần phải làm những gì?

Trả lời:

• Nếu bạn là đại diện, quản trị viên hệ thống HEMIS của cơ sở giáo dục đào tạo: Vui lòng gửi công văn đề nghị cấp tài khoản về Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin - Bộ Giáo dục và Đào tạo. *Công văn vui lòng cung cấp đầy đủ thông tin đầu mối liên hệ tiếp nhận tài khoản quản trị (Họ và tên, đơn vị công tác, số điện thoại liên hệ, Email công vụ tiếp nhận tài khoản,...).

• Nếu bạn là cá nhân hoặc đơn vị trực thuộc cơ sở giáo dục đại học: Vui lòng liên hệ với người phụ trách quản lý tài khoản quản trị hệ thống HEMIS tại cơ sở giáo dục của mình.

Câu hỏi 2: Tôi có thể tự thay đổi mật khẩu tài khoản của mình được không? Nếu có thì phải thực hiện các bước nào?

Trả lời: Người dùng có thể tự thay đổi mật khẩu tài khoản của mình. Các bước để tiến hành thay đổi mật khẩu tài khoản bao gồm:

• Bước 1: Chọn mục Trang cá nhân ở góc trên cùng bên trái của màn hình giao diện. Hệ thống hiển thị droplist các tính năng để chọn.

• Bước 2: Chọn tính năng Cập nhật thông tin, hệ thống hiển thị màn hình "Trang cá nhân".

• Bước 3: Chọn nút Đổi mật khẩu ở chính giữa phía dưới màn hình giao diện. Hệ thống hiển thị pop-up đổi mật khẩu cho tài khoản.

• Bước 4: Nhập thông tin mật khẩu mới, cũ và lựa chọn Lưu để đổi mật khẩu cho tài khoản.

Câu hỏi 3: Nếu tài khoản vô tình bị xóa thì có thể khôi phục lại được không? Có thể tạo lại tài khoản giống với mã tài khoản đã xóa được không?

Trả lời: Hiện tại, nếu tài khoản vô tình bị xoá, người dùng sẽ không thể tự khôi phục và không thể tạo lại tên tài khoản giống với tài khoản đã bị xóa. Trong trường hợp này, người dùng vui lòng liên hệ đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ để khôi phục lại tài khoản bị xóa.

Thiết lập và phân quyền cập nhật dữ liệu

Câu hỏi 4: Làm thế nào để phân quyền cập nhật cho các đơn vị trực thuộc cơ sở giáo dục?

Trả lời: Cơ sở giáo dục có thể phân quyền cập nhật cho các đơn vị theo tài khoản con mà cơ sở quản lý. Tính năng có thể được tìm thấy bằng cách truy cập Cơ sở giáo dục đại học -> Quản lý danh sách tài khoản -> Phân quyền tài khoản sử dụng.

Câu hỏi 5: Hệ thống có giới hạn số lượng tài khoản hay không?

Trả lời: Hệ thống không có giới hạn cho số lượng tài khoản

Câu hỏi 6: Đơn vị trực thuộc cần khôi phục mật khẩu tài khoản thì phải làm như thế nào?

Trả lời: Trong tình huống này, đơn vị trực thuộc có thể khôi phục mật khẩu tài khoản bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Liên hệ cá nhân phụ trách quản lý tài khoản ở cơ sở đại học để tiến hành đổi mật khẩu.

Cách 2: Liên hệ đội ngũ Admin của phần mềm hỗ trợ reset mật khẩu cho tài khoản. Mật khẩu cũ sẽ được reset và hệ thống sẽ gửi mật khẩu mặc định mới về địa chỉ mail đã đăng ký cho tài khoản.

Câu hỏi 7: Có thể phân một tài khoản phụ trách nhiều phân hệ được không?

Trả lời: Có. Một tài khoản có thể được phân quyền cho nhiều phân hệ khác nhau trong hệ thống.

Cập nhật dữ liệu trên phần mềm

Câu hỏi 8: Những nhóm, loại dữ liệu gốc nào phù hợp với việc cập nhật trực tiếp trên giao diện phần mềm?

Trả lời: Các loại dữ liệu phù hợp với việc cập nhật trực tiếp trên giao diện phần mềm là những dữ liệu có số lượng bản ghi thấp, ít cập nhật biến động hàng năm, ví dụ như các phân hệ: Thông tin về cơ sở giáo dục, Thông tin về chương trình đào tạo, Thông tin về ngành đào tạo, Thông tin về khoa học công nghệ, Thông tin về cơ sở vật chất, Thông tin về hợp tác quốc tế, Thông tin về hợp tác doanh nghiệp.

Câu hỏi 9: Trong quá trình nhập liệu trực tiếp trên phần mềm, hệ thống có hỗ trợ tự động lưu đối với các trường dữ liệu đã được nhập xong không?

Trả lời: Hệ thống hiện tại không hỗ trợ tự động lưu với các dữ liệu đang trong quá trình nhập liệu. Đối với các bản ghi dài, có nhiều trường thông tin cần nhập, để hạn chế rủi ro gặp trục trặc về mặt thiết bị, mạng trong quá trình nhập liệu có thể dẫn đến việc mất dữ liệu đang nhập và phải nhập lại từ đầu, hệ thống khuyến nghị người dùng có thể nhập các trường thông tin bắt buộc trước sau đó lưu bản ghi và bổ sung các trường thông tin còn lại trong phần chỉnh sửa bản ghi.

Câu hỏi 10: Tại sao ở một số trường dữ liệu không thao tác được hoặc không hiển thị drop-down list người dùng có thể chọn được?

Trả lời: Đây là các trường thông tin thuộc tính của đối tượng sẽ tự động được hệ thống cung cấp nếu người dùng đã nhập 1 số trường thông tin bắt buộc trước đó hoặc sẽ chỉ được hiển thị sau khi thực hiện thao tác lưu bản ghi.

Câu hỏi 11: Tại sao tôi không lưu được dữ liệu khi cập nhật trực tiếp trên phần mềm?

Trả lời: Khi người dùng không thể thực hiện thao tác lưu bản ghi mới, nguyên nhân có thể đến từ việc thiếu 1 hoặc nhiều trường thông tin bắt buộc cho 1 bản ghi. Vui lòng kiểm tra lại chắc chắn đã điền đầy đủ các thông tin bắt buộc.

Câu hỏi 12: Dữ liệu đưa vào hệ thống HEMIS được cập nhật từ năm nào?

Trả lời: Dữ liệu đưa vào hệ thống HEMIS sẽ là dữ liệu của năm học 2021-2022 (Danh sách người học đang học năm 2022, danh sách cơ sở vật chất nhà trường đang quản lý năm 2022, thông tin tuyển sinh năm 2022, ..)

Câu hỏi 13: Dữ liệu đồng bộ từ năm 2022 nghĩa là các trường phải cập nhật danh sách sinh viên hiện có năm 2022 hay chỉ sv nhập học năm 2022?

Trả lời:

Câu hỏi 14: Trường có một số ngành đào tạo chưa có trong danh mục trên hệ thống thì phải làm thế nào?

Trả lời: Trong trường hợp một số ngành đào tạo của trường chưa có trong danh mục trên hệ thống, người dùng vui lòng báo lại cho admin để được cập nhật trên danh mục dùng chung của hệ thống

Câu hỏi 15: Đối với những người học có cả CMTND và CCCD thì có ảnh hưởng đến dữ liệu không?

Trả lời: Dữ liệu sẽ không bị ảnh hưởng. Ngoài ra người dùng chỉ cần khai báo 1 thông tin và ưu tiên CCCD hơn CMTND

Câu hỏi 16: Trường có được phép sử dụng dữ liệu trên HEMIS để báo cáo mở ngành lên Bộ ko?

Trả lời: Trường có thể sử dụng dữ liệu trên HEMIS để báo cáo mở ngành lên Bộ

Cập nhật dữ liệu qua công cụ import excel

Câu hỏi 17: Trong quá trình import excel nếu các lần import khác nhau cùng 1 dữ liệu thì trên hệ thống có lặp lại các dữ liệu bị trùng này không?

Trả lời: Trong trường hợp người dùng tạo nhiều bản ghi mới nhưng đều trùng nhau, hệ thống sẽ tự động tiến hành kiểm trùng và ghi đè các bản ghi giống nhau. Dữ liệu của bản ghi được hiển thị sẽ là theo bản dữ liệu được nhập liệu gần nhất.

Câu hỏi 18: Các danh mục quy định các trường thông tin nhập liệu sẽ được thống nhất như thế nào?

Trả lời: Các danh mục quy định các trương thông tin đều đã được các Cục, Vụ có liên quan cung cấp, kiểm tra, bổ sung và chuẩn hoá để đảm bảo tính thống nhất về mặt dữ liệu giữa tất cả các cơ sở giáo dục đại học và các Cục Vụ.

Câu hỏi 19: Dữ liệu được tải lên thông qua import file có đảm bảo chính xác không?

Trả lời: Nếu người dùng nhập dữ liệu vào file theo đúng nhưu mẫu và các trường thông tin đảm bảo đúng theo danh mục quy định cho trường dữ liệu đó thì các bản ghi được tải lên hệ thống sẽ đảm bảo độ chính xác là 100%.

Cập nhật dữ liệu qua kết nối API

Câu hỏi 20: Tôi cần phải thực hiện những việc gì để có thể kết nối và cập nhật dữ liệu qua API?

Trả lời:

Câu hỏi 21: Trường có thể tự kết nối API với HEMIS được không?

Trả lời: Trường có thể tự kết nối API với hệ thống HEMIS tuy nhiên trường nên liên hệ với đơn vị phát triển phần mềm để nhận được sự hỗ trợ, nhằm giảm thiểu thời gian kết nối kỹ thuật.

Khai thác báo cáo

Câu hỏi 22: Khi có báo cáo mới được yêu cầu hoặc có báo cáo bị trả lại, phần mềm có gửi thông báo trên hệ thống không? Nếu có tài khoản nào sẽ nhận được thông báo?

Trả lời: Hệ thống sẽ gửi thông báo về cho tài khoản admin quản lý của trường. Đồng thời thông tin về báo cáo mới được yêu cầu và báo cáo bị trả lại sẽ được hiển thị trong các mục tương ứng trong phân hệ "Khai thác,báo cáo" của trường