4. Cập nhật đối tượng bằng Excel

Đối với hồ sơ đã có quyết định, ngoài chức năng thêm mới từng đối tượng anh chị có thể thêm mới bằng cách đẩy danh sách đối tượng bằng phôi excel.

⭐Bước 1: Anh/chị truy cập Quản lý đối tượng trong menu, Chọn Cập nhật đối tượng từ excel, Tại đây anh chị có thể tải mẫu excel trắng của Xã/phường đơn vị quản lý.

⭐Bước 2: Tải biểu mẫu thu thập thông tin đối tượng BTXH từ hệ thống. Bấm chọn Tải xuống mẫu excel trống

⭐Bước 3: Giải nén tệp và tiến hành nhập bổ sung thông tin còn thiếu, thông tin biến động tăng giảm của đối tượng vào file excel.

Tại cột Loại biến động, anh chị chọn trạng thái cho chính sách đối tượng phù hợp. Phần bên trái màu xanh là phần nhập thông tin chính sách của đối tượng, phần màu vàng và tím bên phải nhập các trường thông tin liên quan đến đối tượng.

Lưu ý:

Khi nhập thông tin đối tượng cần có "CCCD/ Mã định danh Đối với các trường hợp điều chỉnh, cắt chết, thôi hưởng muốn cập nhập bằng file excel" thì "trên hệ thống và trên file excel số CCCD/Mã định danh của đối tượng phải trùng nhau".

⭐ Thông tin 'bắt buộc' khi nhập biến động vào file excel, với biến động:

• Tăng thêm: Họ và tên, Ngày sinh, Thôn, Phân loại đối tượng, Số tiền, Thông tin QĐ Hưởng/Thôi hưởng từ ngày, CCCD, Giới tính, Dân tộc.

• Điều chỉnh Chính Sách, Thôi hưởng: Họ và tên, Phân loại đối tượng, Số tiền, CCCD, Thông tin QĐ điều chỉnh/thôi hưởng.

• Cắt chết: Họ và tên, CCCD, Ngày chết, QĐ thôi hưởng.

⭐ Bước 4: Tải danh sách dữ liệu đối tượng lên hệ thống.

Tại giao diện màn Cập nhật đối tượng từ excel, Chọn tệp Phường/Xã người dùng muốn tải lên (Hệ thống cho phép người dùng chọn 1 hoặc tất cả các tệp cùng một lúc) và bấm nút Tải tệp lên.

⭐Bước 5: Kiểm tra, xử lý dữ liệu.

Sau khi tải dữ liệu thành công, Bảng danh sách Xã cần import hiển thị tổng hợp số liệu đã tải lên của địa phương bao gồm số bản ghi hợp lệ, không hợp lệ và tổng số bản ghi. Để rà soát và chuẩn hoá dữ liệu của Xã, anh chị nhấn vào tên Phường/xã hoặc chọn biểu tượng dấu tích ở cột chức năng.

Tại màn rà soát và chuẩn hoá dữ liệu excel, hệ thống có thống kê tổng số bản ghi, số bản ghi hợp lệ và không hợp lệ. Anh/chị ấn vào biểu tượng kính lúp để xem chi tiết hoặc lọc các trường hợp bản ghi không hợp lệ.

Xử lý ô dữ liệu không hợp lệ Ô dữ liệu sai hệ thống sẽ cảnh báo bằng màu đỏ và anh chị có thể sửa trực tiếp trên màn hình. Các trường hợp dữ liệu sai gồm có:

• Sai định dạng ở ngày tháng năm sinh, kỳ chi trả: Ngày tháng năm sinh có định dạng là dd/mm/yyyy, kỳ chi trả định dạng mm/yyyy.

• Dữ liệu không nằm trong danh mục. Anh/Chị có thể chọn lại thông tin trong danh mục gần nhất với thông tin ban đầu.

• Dữ liệu sai về logic: Đối với trường thông tin số CCCD, hệ thống sẽ chỉ nhận dẫy số gồm 9 hoặc 12 số. Anh chị có thể sửa trực tiếp tại ô dữ liệu này.

• Xử lý ô dữ liệu trống: Ô dữ liệu trống, hệ thống sẽ cảnh báo bằng màu vàng.

⭐Bước 6: Sau khi anh/chị sửa xong, anh/chị nhấn Lưu lại thay đổi . Lưu xong, anh/chị ấn Lọc dữ liệu để hệ thống kiểm tra/cập nhật lại số bản ghi hợp lệ và không hợp lệ cho anh chị.

Video hướng dẫn: