8.4. Hướng dẫn chi tiết phần Ký số cho Văn thư Xã

Lưu ý:

• Việc thực hiện ký phê duyệt sẽ được thực hiện trên tài khoản của lãnh đạo, ký phát hành sẽ thực hiện trên tài khoản của văn thư.

• Trước khi thực hiện ký số, ký phát hành anh/chị cần phải tải và cài đặt công cụ ký số VGCA Sign Service và VGCA Sign Tool.

• File ký là file có định dạng pdf.

A. Hướng dẫn thiết lập cấu hình

Thiết lập cấu hình cho từng loại chữ ký

Anh/Chị thiết lập 3 loại ký: Thêm số, Thêm ngày, Đóng dấu như sau:

⭐Bước 1: Anh/Chị chọn chức năng Ký phát hành, có biểu tượng (ký phát hành). Hệ thống sẽ tự động điều hướng sang phần mềm cấp số VGCA của Ban Cơ Yếu.

⭐Bước 2: Tại màn ký số, anh chị nhấn Chọn vị trí ký, anh/chị tiến hành thêm mới và thiết lập theo từng loại ký như sau:

1.Thiết lập mẫu số công văn đi:

Anh/Chị chọn các trường thông tin cần thiết như: Loại chữ ký (chọn Mẫu số công văn đi), Hiển thị chữ ký (chọn Thông tin) và các trường thông tin khác...

-> Sau đó, nhấn Lưu để lưu lại.

2.Thiết lập mẫu ngày công văn đi

Anh/Chị chọn các trường thông tin cần thiết như: Loại chữ ký (chọn Mẫu ngày công văn đi), Hiển thị chữ ký (chọn Thông tin) và các trường thông tin khác,...

-> Sau đó, nhấn Lưu để lưu lại.

3.Thiết lập mẫu chữ ký tổ chức (dấu đỏ)

Anh/Chị chọn các trường thông tin cần thiết như: Loại chữ ký (chọn Mẫu chữ ký tổ chức), Hiển thị chữ ký (chọn Hình ảnh), Thay ảnh khác (anh/chị chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Thay ảnh khác và tải ảnh dấu đỏ định dạng png lên) và các trường thông tin khác,....

-> Sau đó, nhấn Lưu để lưu lại.

B. Hướng dẫn sử dụng ký phát hành

⭐Bước 1: Tại màn Xử lý hồ sơ, anh/chị nhập các thông tin sau: Số công văn (quyết định), Ngày công văn (quyết định).

Sau đó chọn chức năng Ký phát hành, có biểu tượng (ký phát hành). Hệ thống sẽ tự động điều hướng sang phần mềm cấp số VGCA của Ban Cơ Yếu.

⭐Bước 2: Tại màn hình ký số:

Anh/Chị tiến hành nhập số công văn, sau đó nhấn nút “Thêm số”, "Thêm ngày", "Chọn vị trí ký" (Đóng dấu đỏ) và kéo đến vị trí của số văn bản, ngày và vị trí đóng dấu tương ứng.

⭐Bước 3: Sau khi hoàn thành, hệ thống tự động đẩy file dữ liệu đã ký số mà anh/chị vừa cấp số và đóng dấu, anh/chị có thể nhấp vào file để xem.

-> Anh/Chị thực hiện thao tác thành công.