Links

10 A. Cập nhật biến động đối tượng bằng Excel

Lưu ý:

  • Chức năng hỗ trợ địa phương cập nhật biến động Tăng mới, Điều chỉnh thông tin, CS, Thôi hưởng, Cắt chết đối tượng bằng file excel lên hệ thống đồng loạt nhanh chóng cho hàng trăm đối tượng cùng lúc thay vì thao tác từng đối tượng riêng lẻ.
  • Khi nhập thông tin đối tượng cần có "CCCD/ Mã định danh". Đối với các trường hợp điều chỉnh, cắt chết, thôi hưởng muốn cập nhập bằng file excel thì "dữ liệu CCCD trên hệ thốngtrên file excel có số CCCD/Mã định danh của đối tượng là phải trùng nhau" (bắt buộc 9 số hoặc 12 số, khác sẽ không cập nhật được).
  • Để hoàn thành dữ liệu, anh chị nhấn nút
    , hệ thống sẽ cập nhật toàn bộ thông tin của đối tượng và tiến hành Thêm mới/ Điều chỉnh/ Thôi hưởng chính sách của đối tượng.

A. CẬP NHẬT BIẾN ĐỘNG BẰNG MẪU EXCEL TRỐNG

Để tăng, giảm, điều chỉnh chính sách cho đối tượng bằng mẫu excel trống, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn sau:

Video hướng dẫn:

Bước 1: Anh/chị truy cập Quản lý đối tượng trong menu, Chọn Cập nhật đối tượng từ excel.
Tại đây, anh chị có thể tải mẫu excel trống về theo cả quận/huyện (chọn chung là Tất cả phường/xã) hoặc đơn lẻ từng Xã/phường (chọn xã/phường muốn tải).
-> Sau đó, chọn
-> Anh/Chị tiến hành giải nén file đã tải về.
Bước 2: Anh/chị mở file mẫu excel trống đã giải nén và thêm thông tin đối tượng tương ứng vào biểu mẫu excel tại Sheet 1- Data.
  • Tại cột Loại biến động, anh/chị chọn trạng thái cho chính sách đối tượng phù hợp.
  • Một số cột thông tin các anh/chị bắt buộc phải chọn theo danh sách có sẵn của file excel mẫu (VD: Loại biến động, Thôn, Phân loại đối tượng, Giới tính, Dân tộc, Dạng tật, Mức độ khuyết tật, Hình thức nhận tiền, Tên ngân hàng, Loại ví điện tử,...). Hoặc anh/chị xem đầy đủ chi tiết ở phần Sheet 2 - Danh mục.
Hướng dẫn nhập thông tin chi trả theo HÌNH THỨC NHẬN TIỀN có dạng mẫu sau:
  • Tiền mặt: <Chỉ cần tích chọn hình thức chi trả là Tiền mặt>
  • Ngân hàng: Nhập các thông tin thành toán qua tài khoản ngân hàng như Chủ tài khoản <bắt buộc nhập>, Số tài khoản <bắt buộc nhập>, Tên ngân hàng <bắt buộc chọn>, Chi nhánh ngân hàng <không bắt buộc nhập>.
  • Ví điện tử: Nhập các thông tin thanh toán qua ví điện tử như Số điện thoại người nhận <bắt buộc nhập>, Tên chủ ví điện tử <bắt buộc nhập>, Loại ví điện tử <bắt buộc chọn>

Lưu ý:

*Các trường thông tin 'bắt buộc' phải nhập vào file excel đối với từng loại biến động cụ thể như sau:

  • Tăng thêm: Họ và tên, Ngày sinh, Thôn, Phân loại đối tượng, Số tiền, Thông tin QĐ Hưởng/Thôi hưởng từ ngày, CCCD, Giới tính, Dân tộc, Hình thức nhận tiền
  • Điều chỉnh Chính Sách, Thôi hưởng: Họ và tên, Phân loại đối tượng, Số tiền, CCCD, Thông tin QĐ điều chỉnh/thôi hưởng. Hình thức nhận tiền
  • Cắt chết: Họ và tên, CCCD, Ngày chết, QĐ thôi hưởng.
*Anh/Chị giữ nguyên mẫu excel của hệ thống, và nhập dữ liệu từ dòng thứ 9.
Bước 3: Sau khi nhập thông tin biến động đối tượng, anh/chị tiến hành chuẩn hóa file excel lên hệ thống:
3.1.Để tiến hành tải file, anh/chị nhấn
và chọn các file cần chuẩn hóa dữ liệu (Hệ thống cho phép chọn 1 hoặc nhiều tệp cùng lúc).
3.2.Sau đó, nhấn nút Tải tệp lên để kiểm tra dữ liệu cần chuẩn hóa vào hệ thống.
-> Hệ thống thông báo tải tệp thành công tự động chuyển trạng thái của xã/phường cần chuẩn hóa thành
. Lúc này, anh/chị hành kiểm tra lại dữ liệu theo Bước 4.
Bước 4: Anh/chị tiến hành kiểm tra lại dữ liệu trước khi xác nhận hoàn thành chuẩn hóa dữ liệu lên hệ thống:
4.1.Để kiểm tra dữ liệu, anh/chị nhấn vào tên phường/xã tương ứng để xem lại, kiểm tra dữ liệu hoặc xử lý 1 số dữ liệu chưa hợp lệ, không tìm được trong danh mục hệ thống, sai logic...
4.2.Màn hình hiển thị dữ liệu cần kiểm tra trước khi xác nhận chuẩn hóa dữ liệu lên hệ thống.
Anh/Chị tiến hành kiểm tra. Để chỉnh sửa, anh/chị thực hiện theo Bước 5.
Lưu ý:
Nếu số bản ghi hợp lệ không bằng tổng số bản ghi, anh/chị lưu ý:
  • Hệ thống sẽ hiển thị những bản ghi không hợp lệ lên đầu tiên và bản ghi màu có màu hồng nhạt.
  • Đối tượng có trường thông tin sai ở đâu, hệ thống báo đỏ ở trường thông tin đó.
  • Đối với những bản ghi đối tượng ở cột Chức năng xuất hiện nút có biểu tượng con mắt
    (hiệu ứng nhấp nháy), tức là, bản ghi đang bị trùng CCCD/CMND với đối tượng khác trên dữ liệu hệ thống, anh chị kiểm tra chéo đối tượng và sửa lại thông tin đúng. Để kiểm tra xem đối tượng bị trùng đó là ai, anh/chị bấm chọn nút biểu tượng con mắt. Sau đó anh/chị sẽ tiến hành kiểm tra và sửa lại thông tin bản ghi bị cảnh báo trùng.
Bước 5: Chỉnh sửa dữ liệu:
Để sửa bản ghi đối tượng trực tiếp có trường thông tin sai, anh chị thao tác trực tiếp tại màn như sau:
5.1.Anh/Chị nhấp chuột vào các trường thông tin sai để sửa trực tiếp, sau đó, nhập hoặc chọn các thông tin cho các trường thông tin cần chỉnh sửa/bổ sung;
5.2.Sau khi anh/chị chỉnh sửa xong, nhấn
để lưu lại dữ liệu anh/chị đã chỉnh sửa/bổ sung;
5.3.Lưu xong, anh/chị nhấn
để hệ thống rà soát lại các bản ghi hợp lệ/không hợp lệ.
Bước 6: Xác nhận chuẩn hóa dữ liệu lên hệ thống:
Sau khi anh/chị kiểm tra lại và chỉnh sửa lại dữ liệu chuẩn hóa. Nếu đồng ý chuẩn hóa dữ liệu lên hệ thống, anh/chị nhấn
, chọn OK.
-> Hệ thống thông báo thành công.
-> Anh/Chị hoàn thành thao tác.
Anh/Chị tiến hành kiểm tra lại dữ liệu đối tượng

B. CẬP NHẬT BIẾN ĐỘNG BẰNG FILE EXCEL CÓ DỮ LIỆU

Để tăng, giảm, điều chỉnh chính sách cho đối tượng bằng mẫu excel trống, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn sau:

Video hướng dẫn:

C. Một số tiện ích trên Excel hỗ trợ kiểm tra dữ liệu trước khi đẩy lên hệ thống

1. Định dạng ngày tháng khi sao chép từ file quản lý của địa phương sang file mẫu hệ thống

Thao tác hỗ trợ đảm bảo dữ liệu khi sao chép từ file excel địa phương sang file excel mẫu không bị lệch định dạng (đặc biệt là ngày tháng năm hay bị khác định dạng giữa các file excel) dẫn tới khi đẩy lên hệ thống bị đảo ngày tháng
Bước 1: Trên file excel của địa phương, anh chị chọn vùng dữ liệu ngày tháng năm cần định dạng => Data => Text to columns => chuyển tiếp đến bước 2: Bỏ chọn tab => Chuyển tiếp bước 3: chọn Text (giá trị)=> Kết thúc
Chọn vùng ngày tháng năm cần định dạng => chọn dữ liệu (data) => chọn text to columns
Bỏ tích chọn TAB
Tích chọn Text (Giá trị) => kết thúc
Bước 2: Sao chép dữ liệu từ file của địa phương, và dán sang file excel mẫu của hệ thống theo giá trị (text) - Dán giá trị đặc biệt (Text)
Bấm chuột phải, chọn dán giá trị (123)

2. Lọc trùng kiểm tra dữ liệu trùng trong file excel

Một số địa phương khi nhập biến động tăng giảm vào file excel mẫu của hệ thống, sẽ gặp trường hợp nhập 1 đối tượng nhiều lần, nếu số lượng biến động đối tượng nhiều sẽ khó kiểm tra trước khi đẩy vào hệ thống. Sử dụng tiện ích lọc trùng của excel có thể hỗ trợ các anh chị kiểm tra các đối tượng có thông tin chung tùng nhau
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra thông tin trùng
Bước 2: Chọn Data=> chọn lệnh Remove Duplicates
Bước 3: Tích chọn các cột kiểm tra dữ liệu trùng đối tượng ( anh chị nên chọn ít nhất cột Họ tên, ngày sinh, thôn/tổ, chính sách, tiền, CCCD)
Bước 4: Xác nhận OK và excel lọc và xoá bỏ đi dữ liệu bị trùng trong file