9. Cập nhật biến động đối tượng bằng Excel
Chức năng hỗ trợ địa phương cập nhật biến động tăng mới, thôi hưởng, căt chết đối tượng bằng file excel lên hệ thống đồng loạt nhanh chóng cho hàng trăm đối tượng cùng lúc thay vì thao tác từng đối tượng riêng lẻ
Bước 1: Anh/chị truy cập Quản lý đối tượng trong menu, Chọn Cập nhật đối tượng từ excel, Tại đây anh chị có thể tải mẫu excel trắng về theo cả quận/huyện hoặc đơn lẻ từng Xã/phường.
⭐
Bước 2: Anh/chị giải nén file tải về từ hệ thống và thêm thông tin đối tượng tương ứng vào biểu mẫu excel. Tại cột Loại biến động, anh chị chọn trạng thái cho chính sách đối tượng phù hợp. Phần bên trái màu xanh là phần nhập thông tin chính sách của đối tượng, phần màu vàng và tím bên phải nhập các trường thông tin liên quan đến đối tượng.
⭐
Khi nhập thông tin đối tượng cần có "CCCD/ Mã định danh Đối với các trường hợp điều chỉnh, cắt chết, thôi hưởng muốn cập nhập bằng file excel" thì "trên hệ thống và trên file excel số CCCD/Mã định danh của đối tượng phải trùng nhau".
- Tăng thêm: Họ và tên, Ngày sinh, Thôn, Phân loại đối tượng, Số tiền, Thông tin QĐ Hưởng/Thôi hưởng từ ngày, CCCD, Giới tính, Dân tộc.
- Điều chỉnh Chính Sách, Thôi hưởng: Họ và tên, Phân loại đối tượng, Số tiền, CCCD, Thông tin QĐ điều chỉnh/thôi hưởng.
- Cắt chết: Họ và tên, CCCD, Ngày chết, QĐ thôi hưởng.
Bước 3: Sau khi nhập thông tin biến động đối tượng, anh chị tiến hành tải file lên hệ thống. Hệ thống cho phép địa phương chọn 1 hoặc nhiều tệp cùng 1 lúc và ấn nút Tải tệp lên để đẩy dữ liệu từ excel vào hệ thống.
⭐
Bước 4: Anh/chị ấn vào tên phường xã tương ứng để xem lại dữ liệu hoặc xử lý 1 số dữ liệu chưa hợp lệ, không tìm được trong danh mục hệ thống, sai logic... Và ấn Hoàn thành cập nhập dữ liệu để hệ thống cập nhập thông tin từ excel vào hệ thống.
- Trường hợp 1: Tất cả các bản ghi đã hợp lệ anh chị ấn hoàn thành cập nhật dữ liệu
- Trường hợp 2: Số bản ghi hợp lệ không bằng tổng số bản ghi. Lúc này đã xuất hiện các bản ghi không hợp lệ. Hệ thống sẽ hiển thị những bản ghi không hợp lệ lên đầu. Đối tượng có trường thông tin sai ở đâu, hệ thống báo đỏ ở trường thông tin đó.
Lưu ý: Đối với những bản ghi đối tượng ở cột Chức năng xuất hiện nút có biểu tượng con mắt 
(hiệu ứng nhấp nháy) thì khi đó hệ thống đang cảnh báo những bản ghi đối tượng bị trùng "CCCD/CMND/Mã DDCN" nhưng khác "Họ và tên" với những đối tượng khác trong hệ thống.
Còn đối với những đối tượng trùng "CCCD/CMND/Mã DDCN" và trùng cả "Họ và tên" với đối tượng trong hệ thống thì sẽ không có cảnh báo.
Để kiểm tra xem đối tượng bị trùng đó là ai thì tại cột chức năng bản ghi đó, anh/chị bấm chọn nút biểu tượng con mắt. Sau đó anh/chị sẽ tiến hành kiểm tra và sửa lại thông tin bản ghi bị cảnh báo trùng.
B1: Anh/Chị nhấp chuột vào trường thông tin sai để sửa trực tiếp
B2: Sau khi anh/chị sửa xong, anh/chị nhấn Lưu lại thay đổi 
. Lưu xong, anh/chị ấn Lọc dữ liệu
. Lọc xong, anh/chị kiểm tra lại xem số bản ghi hợp lệ đã bằng tổng số bản ghi chưa. Nếu bằng rồi anh chị chọn Hoàn thành cập nhật dữ liệu 
.
Video hướng dẫn:
Video hướng dẫn:
Cập nhật biến động bằng file excel có dữ liệu. Anh chị có thể xem hướng dẫn để cập nhật biết động: cắt chết, điều chỉnh thông tin, chính sách, thôi hưởng.
Chức năng hỗ trợ địa phương cập nhật lại thông tin của đối tượng bằng file excel lên hệ thống đồng loạt nhanh chóng cho hàng trăm đối tượng cùng lúc thay vì thao tác từng đối tượng riêng lẻ.
Bước 1: Anh/chị vào chức năng cập nhật từ excel, Chọn
⭐
Bước 2: Anh/Chị mở file excel có dữ liệu của xã/phường cần cập nhật ra. Sau đó tìm đối tượng cần cập nhật lại thông tin hoặc bổ sung thông tin liên quan đến chi trả không dùng tiền mặt. Tại cột "Loại biến động" Anh/chị chọn "Điều chỉnh thông tin, cs" sau đó nhập các trường thông tin cần cập nhật và Lưu lại.
⭐
Bước 3: Anh/chị chọn file Excel đã cập nhật dữ liệu lên hệ thống. Sau đó Anh/chị ấn nút "Tải tệp lên" để tải dữ liệu.
⭐
Bước 4: Anh/chị ấn vào tên phường xã tương ứng để xem lại dữ liệu hoặc xử lý 1 số dữ liệu chưa hợp lệ, không tìm được trong danh mục hệ thống, sai logic...
⭐
Bước 5: Sau khi kiểm tra các bản ghi hợp lệ hết rồi, Anh/chị ấn nút
⭐
Thao tác hỗ trợ đảm bảo dữ liệu khi sao chép từ file excel địa phương sang file excel mẫu không bị lệch định dạng (đặc biệt là ngày tháng năm hay bị khác định dạng giữa các file excel) dẫn tới khi đẩy lên hệ thống bị đảo ngày tháng
Bước 1: Trên file excel của địa phương, anh chị chọn vùng dữ liệu ngày tháng năm cần định dạng => Data => Text to columns => chuyển tiếp đến bước 2: Bỏ chọn tab => Chuyển tiếp bước 3: chọn Text (giá trị)=> Kết thúc
Chọn vùng ngày tháng năm cần định dạng => chọn dữ liệu (data) => chọn text to columns
Bỏ tích chọn TAB
Tích chọn Text (Giá trị) => kết thúc
Bước 2: Sao chép dữ liệu từ file của địa phương, và dán sang file excel mẫu của hệ thống theo giá trị (text) - Dán giá trị đặc biệt (Text)
Bấm chuột phải, chọn dán giá trị (123)
Một số địa phương khi nhập biến động tăng giảm vào file excel mẫu của hệ thống, sẽ gặp trường hợp nhập 1 đối tượng nhiều lần, nếu số lượng biến động đối tượng nhiều sẽ khó kiểm tra trước khi đẩy vào hệ thống. Sử dụng tiện ích lọc trùng của excel có thể hỗ trợ các anh chị kiểm tra các đối tượng có thông tin chung tùng nhau
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra thông tin trùng
Bước 2: Chọn Data=> chọn lệnh Remove Duplicates
Bước 3: Tích chọn các cột kiểm tra dữ liệu trùng đối tượng ( anh chị nên chọn ít nhất cột Họ tên, ngày sinh, thôn/tổ, chính sách, tiền, CCCD)
Bước 4: Xác nhận OK và excel lọc và xoá bỏ đi dữ liệu bị trùng trong file
Last modified 10d ago